Beispiel Ingenieurbüro

Anlass: Ein Ingenieurbüro mit zwei Standorten und insgesamt 40 Mitarbeitenden in Deutschland wirbt im Internet mit einem arbeitnehmerfreundlichen Familienklima. Die Work-Life-Balance wird durch Gleitzeit, Kooperation mit dem lokalen Fitnesscenter und Möglichkeiten zum Home Office gefördert.

Gleichzeitig sorgt sich der Inhaber um die Gesundheit seiner Projektleiter. Sie übernehmen als „Schnittstellenmanager“ zwischen Bauherren, Büroassistenz und Technischen Zeichnern viel Verantwortung auf den Baustellen. Verantwortung, die sie nach Feierabend nicht mehr loslassen können; die ihre Regenerationszeiten durchlöchern wie einen Schweizer Käse. Nach einem Herzinfarkt und weiteren „irgendwie psychisch bedingten“ Fehlzeiten beschließt die Geschäftsführung, die Ursachen von Fehlbelastungen mit der Umsetzung einer GBU Psyche“ unter die Lupe zu nehmen.

Ergebnis: In Einzelinterviews stellt sich heraus: Ursachen für die hohe psychische Belastung sind unter anderem unklare Zuständigkeiten und intransparente Kommunikationswege. Weil hierdurch die Büroassistenten im Backoffice nach dem Motto „first in – first out“ den Projektleitern situationsgetrieben und unkoordiniert zuarbeiten, kommt es zu Doppelarbeiten, die wahre Zeitfresser sind. Das Ingenieurbüro gestaltet als Konsequenz Arbeitsprozesse und Kommunikationswege neu, es richtet Besprechungszonen ein und gründet ein Gesundheitsteam, das in Kooperation mit externen Anbietern entlastende Maßnahmen organisiert. Die Beschäftigten nehmen diese Veränderungen, resultierend aus der „GBU Psyche“, dankbar auf.

Beispiel Versicherungsunternehmen

Anlass: Eine Versicherung mit mehr als 1.000 Beschäftigten im Innen- und Außendienst verfügt bereits über ein gut umgesetztes Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM). Die Durchführung der „GBU Psyche“ wird von der Mitarbeitervertretung auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) eingefordert.

Es soll – genauer noch als in der jährlichen Mitarbeiterbefragung – ergründet werden, weshalb sich die psychischen Diagnosen in Krankenkassen-Gesundheitsreports in den vergangenen 20 Jahren mehr als verdoppelt haben. Ziel ist es, Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge über alle psychischen Belastungen hinweg zu ergründen, um die bisher angebotenen verhaltens- und verhältnispräventiven Gesundheitsförderangebote auf dieser Grundlage neu auszurichten.

Ergebnis: In drei moderierten Tagesworkshops zur „Arbeitsplatzsituationsanalyse“ versucht das Unternehmen herauszufinden, was Mitarbeiter mit Führungsverantwortung, Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung und Vertriebsmitarbeiter im Außendienst als belastend empfinden. Anders als erwartet decken sich die Antworten trotz der unterschiedlichen Funktionen der Mitarbeiter in vielen Bereichen. Die gesammelten Daten werden deshalb für die Lösungsentwicklung zu neuen Clustern zusammengefasst. Die verantwortlichen Entscheider gestalten gemeinsam mit der BGM-Abteilung einen Auswertungsworkshop, in dem die Ergebnisse der Analyse und die daran geknüpften Entlastungsstrategien den drei Analysegruppen (Mitarbeiter mit Führungsverantwortung, Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung, Vertriebsmitarbeiter im Außendienst) vorgestellt werden.

Der Umsetzungszeitraum wird zunächst auf drei Jahre festgelegt. Danach soll eine Mitarbeiterbefragung ermitteln, ob und in welchem Umfang Belastungen wirkungsvoll reduziert wurden.

GBU Psyche – Wie geht das? Wer unterstützt?

Sieben Schritte zum Erfolg:

Die „GBU Psyche“ beschreibt einen zirkulären, kontinuierlichen Verbesserungsprozess zur Stärkung von Zufriedenheit, Wohlbefinden und Gesundheit am Arbeitsplatz. Sie ist nach dem siebten Schritt nicht abgeschlossen, weil sich das Belastungsumfeld mit der Unternehmensentwicklung beziehungsweise der Entwicklung von Märkten und gesetzlichen Rahmenbedingungen schnell verändern kann.

GBU Psyche

  1. Schritt:

„Analysebereiche festlegen“: Zum Start der „GBU Psyche“ werden sinnvolle Analysecluster über die Unternehmensorganisation hinweg nach Funktionen oder Hierarchiestufen gebildet. Darin soll das ganze Unternehmen abgebildet werden. Je nach Unternehmensgröße kann es Sinn machen, nur einzelne aus gewählte Mitarbeiter in die Analysecluster aufzunehmen (vergleiche Beispiel Versicherungsunternehmen) oder anstelle eines Analyseworkshops ein (Gruppen-)Interview über die Belastungen zu führen.

  1. Schritt:

„Gefährdungen ermitteln“: Zur Ermittlung der Belastungen über die Analysecluster hinweg wird eine Mischung aus quantitativen (zum Beispiel Mitarbeiterbefragung) und qualitativen Verfahren (zum Beispiel moderierter Workshop) von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) empfohlen (vergleiche Publikationen unter: www.arbeitgeber.de).

Einen guten Überblick zu verfügbaren Analyseinstrumenten bietet die Publikation der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) „Instrumente und Verfahren zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“: www.gda-psyche.de

  1. Schritt:

„Gefährdungen beurteilen“: Die Beurteilung der Gefährdungen, die Ableitung von Handlungsbedarfen und der Beschluss von Maßnahmen zur Belastungsreduktion obliegen neben der erweiterten Geschäftsführung den Fachkräften aus Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit. Im „Auswertungsworkshop“ werden die genannten Personengruppen zusammengerufen, um eine Risikoeinschätzung vorzunehmen und aus den Verbesserungsvorschlägen ihrer Mitarbeitenden Maßnahmen abzuleiten.

Tipp: Um zeitraubenden Diskussionen im „Auswertungsworkshop“ vorzubeugen, empfiehlt es sich, die Eingeladenen zuvor über die Analyseergebnisse zu informieren. Sie sollten aufgefordert werden, für die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Belastungen Risikoeinschätzungen und Maßnahmenvorschläge zum Workshop mitzubringen.

  1. Schritt:

„Maßnahmen festlegen“: Die Festlegung von entlastenden Maßnahmen wie auch die Verteilung von Zuständigkeiten und die Zuordnung von Kontrollterminen sind Ergebnis des „Auswertungsworkshops“ (3. Schritt).

  1. Schritt:

„Maßnahmen durchführen“: Die Umsetzung der Maßnahmen wird zum Teil von den Führungskräften und den Fachabteilungen verantwortlich begleitet. Hierbei stehen die Anpassung von Tätigkeiten, Arbeitsabläufen und die Neugestaltung des Arbeitsumfeldes an erster Stelle. Verhaltensbezogene Maßnahmen wie Rückenschule sind nachrangig zu betrachten.

  1. Schritt:

„Wirksamkeit überprüfen“: Zur Überprüfung der Belastungsreduktion ist erneut ein Methodenmix das Mittel der Wahl: Checklisten „Psyche“ bei der Arbeitssicherheitsbegehung, ein zusätzliches Protokoll des Arbeitsmediziners, Telefoninterviews oder Rückmeldungen der Führungskräfte aus ihren Abteilungen bieten erste Ansätze der Wirksamkeitskontrolle. Wichtig: Ergibt die Wirksamkeitskontrolle, dass die Maßnahme keine oder eine nur unzureichende Entlastung geschaffen hat, so sind Folgemaßnahmen zu beschließen.

  1. Schritt:

„GBU Psyche fortschreiben“: Die GDA hat in ihren „Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“ festgelegt, welche „Merkmalsbereiche“ als Inhalte der „GBU Psyche“ zu dokumentieren sind (vergleiche www.gda-psyche.de unter Downloads/Handlungshilfen). Nach der Ersterhebung sind beseitigte und neu hinzu gekommene Belastungen weiterhin zu dokumentieren bzw. abzubauen. Wichtig: Die Dokumentation der „GBU Psyche“ sollte so plausibel gestaltet sein, dass sie einer Prüfung durch Aufsichtspersonen standhält. Prüfkriterien der Aufsichtsbehörden sind in den folgenden Checklisten zusammengefasst: www.beratungspraxis-krug.de

Fallstricke – Was kann schiefgehen?

Moderierte Verfahren zur Belastungsanalyse bieten den Vorteil, dass die Ergebnisse – im Unterschied zur Befragung – qualitative Aussagen zulassen über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge der Belastungen. Außerdem wurden Lösungs- und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden bereits erfasst.

Workshops bergen gleichzeitig die Gefahr, dass die Teilnehmer den Raum nutzen, um ihrem angestauten Ärger Luft zu machen oder um alle Wünsche anzubringen, die das Arbeitsleben noch bequemer gestalten.

Um den Vorteil des moderierten Verfahrens zu erhalten und gleichzeitig die große „Jammerfalle“ zu verhindern, braucht es eine Moderation, die strukturiert abfragt, was die Forschung unter „psychischer Belastung“ versteht. Eine Zusammenstellung dieser erforschten „kritischen Merkmalsausprägungen“ bietet die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) im Kapitel 10 ihrer Publikation „Gefährdungsbeurteilung: Handbuch – Gefährdungsfaktoren“: www.baua.de

Alle Mitarbeiterwertschätzung und -bindung geht allerdings verloren, wenn nach Auswertung der Daten die Ergebnisse „unter Verschluss“ gehalten werden. Vielmehr sind diese in der Mitarbeiterschaft in geeigneter Form zu präsentieren.

Und es ist von der Unternehmensleitung darzustellen, welche Belastungen in welcher Form und nach welchem Zeitplan reduziert werden sollen – alles andere wäre ein Eigentor! Im Grunde genommen ist die „GBU Psyche“ ein Instrument, um den Beschäftigten im eigenen Unternehmen zu signalisieren: „Ihr seid mir wichtig. Ich schätze eure Arbeit und möchte deshalb, dass ihr gesund und zufrieden in meinem Unternehmen bleibt!“

Seit 2013 besteht für Arbeitgeber eine gesetzliche Verpflichtung zur Umsetzung der „GBU Psyche“. Dennoch ist bislang nur etwa ein Drittel der Unternehmen dieser Verpflichtung nachgekommen (vergleiche Beitrag auf www.arbeitsschutz-portal.de: „GBUpsych wird viel zu selten umgesetzt!“).

Gleichzeitig sehen die für den Arbeitsschutz zuständigen Landesbehörden (Gewerbeaufsicht, Unfallkassen) aber Prüfungen vor und es werden verschiedene Rechtsfolgen wirksam, wenn die „GBU Psyche“ nicht oder nur unzureichend umgesetzt wurde.


Weiterführende Links:

  1. Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA)

Die Initiative Neue Qualität der Arbeit bietet Wissen und Unterstützung für Arbeitgeber und Beschäftigte, die im Rahmen gezielter Veränderungsprozesse ihre Arbeitskultur verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern wollen. Sie ist als Initiative aus der Arbeit des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) hervorgegangen: www.inqa.de

  1. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA)

Die BAuA ist das wissenschaftliche Institut des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) und forscht für eine sichere, gesunde und menschengerechte Arbeitswelt. Hier finden sich in der Publikation „Gefährdungsbeurteilung: Handbuch – Gefährdungsfaktoren“ die Forschungsergebnisse rund um „psychische Belastungen“ am Arbeitsplatz: www.baua.de

  1. Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände (BDA)

Die BDA bietet auf ihrer Website unter „Publikationen“ einen umfassenden Leitfaden zur Umsetzung der „GBU Psyche“ im Unternehmen: www.arbeitgeber.de

  1. Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA)

Auch die GDA stellt zahlreiche Handlungshilfen zur „GBU Psyche“ im Unternehmen bereit. Hier findet sich außerdem die „Leitlinie zur Beratung und Überwachung bei psychischer Belastung am Arbeitsplatz“, in der das Vorgehen bei einer Prüfung der „GBU Psyche“ im Unternehmen beschrieben wird: www.gda-psyche.de

Kontakt:

Dipl. Päd. Wolfram Krug

Beratungspraxis Krug

 

www.beratungspraxis-krug.de

 

Text Wolfram Krug

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